TEKNIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PENDAHULUAN

Latar Belakang Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dengan memperhatikan organisasi, perorangan, dan kelompok perorangan yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dinyatakan dalam teori sistem. Dalam teori ini, suatu sistem merupakan suatu set elemen-elemen atau komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu. Komponen-komponen itu satu sama lain saling terkait dan membentuk suatu kesatuan yang utuh. Tingkah laku suatu organisasi sangat tergantung pada tingkah laku komponen-komponennya dan hubungan antar komponen.

Sebagai contoh suatu perusahaan sebagai suatu organisasi yang akan mencapai tujuan, misalnya jumlah penjualan maksimal (maximum revenue). Setiap pimpinan sub-unit harus mengambil keputusan guna menunjang pencapaian tersebut. Informasi utama yang diperlukan adalah besarnya jumlah permintaan produk yang akan diproduksi berdasarkan ramalan penjualan. Berdasarkan ramalan penjualan di waktu akan datang, direktur produksi memutuskan untuk memproduksi (melalui perencanaan) sejumlah yang diminta agar tidak terjadi produksi berlebihan (over production) atau produksi rendah (under production). Setelah diketahui jumlah unit yang akan diproduksi, dapat diputuskan dengan tepat berapa jumlah bahan mentah yang harus dibeli, berapa buah mesin yang diperlukan, berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan,berapa jumlah dana yang dibutuhkan dan berapa jumlah dana yang perlu dipinjam dari bank.

Jadi, sub-sub elemen yang terkait dengan produksi tidak boleh seenaknya membuat keputusan tentang jumlah unit yang diproduksi, jumlah bahan mentah yang harus dibeli, dan sebagainya. Semua keputusan yang dibuat oleh masing-masing kepala subunit harus terkait satu sama lain, agar tujuan dapat tercapai.

PEMBAHASAN 

 1.  DELPHI

Teknik atau proses Delphi, pertama kali dikembangkan oleh N. C. Dalkey, Helmer, dan rekan pada tahun 1950an dan 1960an dalam Rand Corporation, yang pada saat sekarang terkenal sebagai suatu teknik untuk membantu pengambilan keputusan-keputusan yang mengandung risiko dan ketidakpastian, misal forecasting jangka panjang.

Teknik Delphi termasuk ke dalam teknik pengambilan keputusan modern yang merangsang kreativitas dengan menggunakan pertimbangan berdasarkan gagasan orang lain untuk mencapai Konsensus dalam pengambilan keputusan kelompok. Teknik ini juga merupakan salah satu teknik peran serta dalam pengambilan keputusan stratejik.

Teknik Delphi yang didasarkan pada sebuah proses ter-struktur untuk mengumpulkan dan  membawa pengetahuan dari sekelompok ahli dengan cara serangkaian kuesioner maupun yang di-kontrol dengan pendapat umpan balik (Adler dan Ziglio, 1996). Menurut Helmer  (1977) Delphi merupakan perangkat komunikasi yang berguna di antara sekelompok ahli sehingga memudahkan pembentukan kelompok itu.

Teknik Delphi merupakan latihan dalam kelompok komunikasi antara panel secara geografis ahli (Adler dan Ziglio, 1996) yang memungkinkan para ahli teknik sistematis untuk menangani masalah kompleks dengan suatu tugas. Inti dari teknik ini cukup mudah, yaitu terdiri dari serangkaian kuesioner dikirim baik lewat mail atau melalui sistem komputerisasi, untuk pra-ahli yang dipilih grup. Kuesioner ini dirancang untuk mendapat tanggapan dan pengembangan individu sebagai cara untuk menimbulkan masalah yang nantinya akan diperbaiki oleh pra-ahli.

Partisipan untuk teknik Delphi tidak saling kenal satu sama lain. Biasanya secara fisik berjauhan dan tidak saling bertemu. Semua komunikasi antar partisipan dengan cara kuesioner dan umpan balik dari pemantau seorang Staf.

2. KELOMPOK MOMINAL

Pada dasarnya, TKN adalah rapat kelompok yang terstruktur terdiri dari 7-10 individu duduk berkumpul tetapi tidak berbicara satu sama lainnya. Setiap orang menulis gagasannya di selembar kertas. Setelah 5 menit, dilakukan saling tukar pikiran yang terstruktur. Setiap orang mengajukan satu gagasan. Seseorang yang ditunjuk sebagai notulen mencatat seluruh gagasan itu di kertas di depan seluruh anggota kelompok. Kesemuanya berlanjut sampai dengan tidak ada lagi gagasan yang dikemukakan. Diskusi masih juga belum ada.

Keputusan kelompok adalah jumlah matematis dari seluruh suara masing-masing individu.

Proses Delphi dan TKN telah terbukti lebih produktif dibandingkan sumbang saran. Masing-masing memiliki catatan sukses. Perbedaan dasar antara proses delphi dan TKN menurut Gibson (1997:293) adalah:

1. Partisipan untuk Delphi tidak saling kenal satu sama lain, sementara TKN sudah saling kenal.

2. Partisipan TKN duduk saling berhadapan, sementara Delphi secara fisik berjauhan dan tidak pernah saling bertemu.

3. Pada proses Delphi, semua komunikasi antar partisipan dengan cara kuesioner tertulis dan umpan balik dari pemantauan seorang staf. Pada TKN, partisipan berkomunikasi secara langsung.

Teknik ini membantu kelompok dalam menghasilkan sejumlah ide, mengevaluasi dan memilih solusi secara lebih terstruktur dan sistematis. Dalam teknik ini, setiap anggota kelompok menulis ide dan solusi, membacakan ide dan solusinya kepada orang lain, mendiskusikan dan merangking seluruh alternatif. Teknik ini juga sangat berguna terutama sekali bila sebuah isu merupakan isu yang kontroversial. Menurut Rizky (2004) format dasar teknik ini dijabarkan sebagai berikut:

1. Sebuah kelompok dibentuk untuk mendiskusikan topik atau masalah yang spesial.

2. Setelah masalah dipahami dengan baik, setiap individu diminta untuk menuliskan ide-idenya. Untuk menuliskan ide-ide diberikan waktu selama kurang lebih 30 atau 40 menit. Setiap orang diminta untuk inovatif dalam menghasilkan ide.

3. Kemudian, seluruh ide dituliskan pada papan tulis agar kelompok dpat mengetahui pandangan setiap individu. Pada tahap ini, sesi diskusi, kritik, saran dan evaluasi belum dibuka.

4. Seketika seluruh alternatif solusi telah dijabarkan, sesi diskusi mulai dibuka. Setiap orang boleh mengajukan kritik dan saran, evaluasi serta perbaikan membangun untuk setiap ide. Pada tahap ini, diskusi tentang alternatif solusi dimulai dari alternatif atau ide yang pertama kali diajukan/ ditulis di papan, dimana pengajuan dilakukan secara acak. Setiap anggota kelompok dapat meminta klarifikasi informasi dan kritik untuk setiap alternatif guna mengidentifikasi pandangan pro dan kontra.

5. Setiap anggota individu yang terlibat diskusi diberikan waktu 30 detik untuk beragumentasi, mempertahankan kebaikan idenya, atau mendukung ide tertentu yang dianggap baik.

6. Bila seluruh alternatif telah didiskusikan, setiap anggota kelompok merangking seluruh alternatif yang menurut pandangan mereka terbaik dan paling memungkinkan untuk diterapkan.

7. Pemimpin kelompok kemudian menentukan pilihan akhir berdasarkan pilihan alternatif tertinggi atau alternatif yang paling banyak dipilih. Teknik ini mengikuti teknik penentuan keputusan dengan suara terbanyak (voting). Sebelum keputusan akhir diambil, kelompok dapat mendiskusikan kembali pilihan alternatif terbaik pada urutan teratas (3 atau 5), dan kemudian melakukan teknik voting ronde kedua.

Dengan teknik ini dapat mengurangi hambatan terhadap pengambilan keputusan secara berkelompok yaitu dengan:

1. Memisahkan brainstroming dari tahap evaluasi.

2. Mempromosikan keseimbangan partisipasi diantara anggota kelompok.

3. Memadukan teknik voting secara matematis untuk meraih kesepakatan bersama.

Hal yang perlu diingat  dalam penggunaan teknik ini yaitu pemimpin diskusi harus bertindak sebagai moderator yang baik agar cara pandang obyektif dapat muncul, sehingga setiap anggota dapat memilih dan merangking alternatif tanpa terikat pada bias pemikiran kelompok. Saat pendekatan kelompok nominal murni dikembangkan menjadi teknik khusus untuk peng­ambilan keputusan dalam organisasi, pendekatan ini dinamakan nominal group technique (NGT) dan terdiri dari langkah berikut ini:

1. Pembangkitan ide yang tidak terucapkan melalui tulisan

2. Umpan balik round-robin dari anggota kelompok, yang mencatat setiap ide dalam frasa pendek pada flip chart atau papan tulis

3. Pembahasan setiap ide yang tercatat untuk klarifikasi dan evaluasi

4. Voting individu mengenai ide prioritas, dengan keputusan kelompok diambil secara matematis menurut rating.

Sebuah studi menemukan bahwa individu yang bekerja sendiri dan kemudian masuk dalam kelompok nominal menjadi superior, tetapi untuk pembangkitan ide melalui komputer, kelompok yang utuh (seperti kelompok kerja reguler) menghasilkan lebih banyak ide (dengan kualitas tinggi) daripada orang yang bekerja dalam subkelompok atau individu dalam kelompok nominal.

Menurut Mansoer (1989:71) Cara pelaksanaan teknik ini ialah:

1. Sebelum diskusi kelompok dilakukan setiap orang harus menuliskan gagasannya tentang masalah.

2. Kemudian setiap anggota menyampaikan gagasannya pada kelompok secara bergiliran. Sebelum semua gagasan dikemukakan tidak diadakan diskusi.

3. Kelompok mulai mendiskusikan idea-idea yang terhimpun untuk mencari kejelasan gagasan dan sekaligus menilainya.

4. Setiap anggota kelompok secara bebas sendiri-sendiri menyusun urutan pemikiran. Gagasan atau pemikiran yang berada pada urutan teratas dijadikan sebagai keputusan.

Dengan teknik ini kelompok dapat mengambil keputusan secara formal tanpa menghambat kebebasan pribadi, namun tidak terjadi debat bertele-tele seperti lazim terjadi pada diskusi tradisional.

Sedangkan Robbins (2002:123) menyebutkan langkah-langkah teknik kelompok nominal sebagai berikut:

1. Para anggota bertemu dalam suatu kelompok, namun sebelum dilaksanakan diskusi apapun juga setiap anggota secara independen menuliskan ide-idenya tentang masalah yang dihadapi.

2. Periode berdiam diri ini dilanjutkan dengan presentasi oleh masing-masing anggota tentang ide-ide mereka dihadapan kelompok. Masing-masing anggota bergiliran mengelilingi meja untuk mempresentasikan setiap ide sampai seluruh ide selesai dipresentasikan dan dicatat (biasanya pada sebuah flip chart atau papan tulis) tidak diperbolehkan adanya diskusi sampai keseluruhan ide-ide dicatat.

3. Kemudian kelompok tersebut mendiskusikan ide-ide itu untuk mendapatkan kejelasan dan melakukan evaluasi.

4. Masing-masing anggota kelompok secara diam-diam merengking ide-ide tersebut secara sendiri-sendiri.

5. Keputusan akhir ditentukan oleh ide yang mendapat rengking tertinggi.

Keuntungan utama dari teknik ini adalah bahwa teknik ini menyediakan waktu bagi para anggota kelompok untuk bertemu secara formal, namun tidak membatasi pemikiran-pemikiran independen, sebagaimana yang sering terjadi dalam interaksi kelompok secara tradisional.

Menurut Syamsi (2000) perbedaan teknik Delphi dan teknik kelompok nominal pada pokoknya adalah teknik Delphi merupakan teknik pengambilan keputusan kelompok secara lebih tertutup, sedangkan teknik kelompok nominal itu lebih terbuka.

SUMBER :

http://opinisangpemimpi.blogspot.com/2011/11/teknik-pengambilan-keputusan-kelompok_19.html

http://richmondtraytor.blogspot.com/2010/11/pengambilan-keputusan-dengan-teknik.html