1. Pembagian kerja
Tujuan suatu organisasi adalah untuk
mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapai
sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja
bersama secara koopeatif dan dikoordinasikan dapat
mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep
ini disebut SYNERGY. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip
pembagian kerja (divisi of labor) yang memungkinkan Synergi
terjadi.
Sebagai contoh, pembagian kerja dalam
team sepak bola : diamana ada manajer tim, kepala pelatih,
asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya.
Pembagian kerja ini efektif karena hanya bila hanya
komponen kecildari pekerjaan yang dilaksanakan
kualifikasi personalia yang rendah digunakan dan latihan jabatan
lebih mudah. Gerakan-gerakan ndan perpindahan yang percuma
dari komponenpekerja yang besar diminimumkan . Lebih dari itu
pembagian pekerjaan mengarahkan penanaman pada
peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan
produktivitas.
Namun demikian, beberapa penulis
telah menunjukan adanya konsekuensi-konsekuensi pada
perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian
kerja bila hal ini dilaksanakan secara ekstrim
ini akan menimbulkan kebosanan keletihan, monoton dan kehilangan
motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan
bukan efisiensi.
2. Wewenang
Wewenang (authority) adalah hak untuk
melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak
melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.Penggunaan wewenang secara
bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektevitas organisasi. peranan pokok
wewenang dalam fungsi pengorganisasian, wewenang dan kekuasaan sebagai metoda
formal, dimana manajer menggunakannya untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi.Wewenang
formal tersebut harus di dukung juga dengan dasar-dasar kekuasaan dan pengaruh
informal. Manajer perlu menggunakan lebih dari wewenang resminya untuk
mendapatkan kerjasama dengan bawahan mereka, selain juga tergantung pada
kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan mereka.
Unsur yang ada di dalam
wewenang
1. Wewenang ditanamkan pada posisi seseorang. Seseorang mempunyai wewenang karena posisi yang diduduki, bukan karena karakteristik pribadinya.
2. Wewenang tersebut di terima oleh bawahan. Individu pada posisi wewenang yang sah melaksanakan wewenang dan dipatuhi bawahan karena dia memiliki hak yang sah.
3. Wewenang digunakan secara vertikal. Wewenang mengalir dari atas ke bawah mengikuti hierarki organisasi.
1. Wewenang ditanamkan pada posisi seseorang. Seseorang mempunyai wewenang karena posisi yang diduduki, bukan karena karakteristik pribadinya.
2. Wewenang tersebut di terima oleh bawahan. Individu pada posisi wewenang yang sah melaksanakan wewenang dan dipatuhi bawahan karena dia memiliki hak yang sah.
3. Wewenang digunakan secara vertikal. Wewenang mengalir dari atas ke bawah mengikuti hierarki organisasi.
Agar wewenang yang dimiliki
oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.
1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua, yakni :
1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua, yakni :
a. Kekuasaan posisi (
position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung
pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
3. Departementasi (Departementation)
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
2. Departemen Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.
Keutungan dan Kerugian Departementalisasi
Departementalisasi adalah pembagian fungsi
organisasional menjadi unit-unit terpisah.
Keuntungannya :
1. Para karyawan dapat mengembangkan
keerampilan secara mendalam
2. Perusahaan dapat mencapai ekonomi skala
dimana perusahaan dapat memusatkan semua sumber yang dibutuhkan
3. Ada koordinasi yang baik didalam fungsi
tersebut, dan manajemen puncak dapat mengarahkan dengan mudah berbagai
aktivitas departemen.
Kerugiannya :
1. Mungkin ada kekurangan komunikasi
diantara departemen-departemen yang berbeda.
2. Para karyawan individual dapat mulai
mengidentifikasi departemen mereka dan tujuan-tujuannya.
3. Respons perusahaan terhadap perubahan
eksternal mungkin lambat
4. Orang-orang mungkin tidak dilatih untuk
mengambil tanggung jawab manajerial yang berbeda
5. Orang-orang didalam departemen yang
sama cenderung terlibat dalam pengambilan keputusan dalam kelompok.
Model – model organisasi :
·Organisasi jalur
·Organisasi jalur dan staf
·Organisasi gaya matriks
·Tim-tim mandiri lintas fungsional
4. RENTANG MANAJEMEN
(RENTANG KENDALI)
Rentang manajemen atau
rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara
efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya.
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat
dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang
terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit
juga kurang baik.
Istilah-istilah lain
rentang manajemen:
1. span of control
2. Span of authority
3. Span of attention atau span of supervision
Hubungan rentang manajemen
dan koordinasi:
”Semakin besar jumlah
rentang, semakin sulit untuk mengoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara
efektif.”
Alasan mengapa penentuan
rentang yang tepat sangat penting adalah:
1. Retang manajemen
mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari
bawahan mereka.
Terlalu melebarnya rentang
berarti manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga
menyebabkan tidak efisien. Sebaliknya jika rentang terlalu sempit dapat
menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.
2.
Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh
organisasi dan struktur organisasi.
Semakin sempit rentang
manajemen, struktur organisasi akan berbebtuk ”tall” dengan banyak tingkat
pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Sedangkan rentang
manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk ”flat” yang
berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan akan mempengaruhi efektifitas
manajer di semua tingkatan.
Jumlah Rentang Yang Ideal
Menurut Henri Fayol
Jumlah maksimum bawahan
yang dapat dikendalikan oleh setiap pengawas produksi dalam organisasi adalah
20 sampai 30 karyawan, sedang setiap kepala pengawas (superintendent) dapat
mengawasi hanya 3 atau4 pengawas produksi.
Menurut V.A. Graicunas
(Konsultan dan ahli Matematika Perancis)
Dalam memilih suatu
rentangan, menajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu
secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan
bawahan dalam kelompok dua atau lebih. Jadi, dengan tiga karyawan seorang
manajer mempunyai hubungan dengan setiap individu, dan dengan tiga kelompok
yang berbeda, yaitu kombinasi dari setiap dua karyawan, dan dengan kelompok
yang terdiri dari ketiganya.
Menurut Lyndall F. Urwick
Tidak ada eksekutif yang
dapat mengendalikan secara langsung kerja lebih dari lima, atau paling banyak
enam bawahan.
Menurut Jendral Ian
Hamilton
Otak rata-rata manusia
hanya memiliki ruang lingkup yang efektif dalam penanganan dari tiga sampai
enam otak manusia lainnya.
Meskipun begitu jumlah
rentang menejemen yang mutlak ideal sulit ditentukan, karena
hal ini tergantung pada banyak variabel, seperti besarnya organisasi,
teknologi, spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin, tingkat manajemen dan
sifat-sifat pekerjaan lainnya. Karena itu para penulis hanya dapat
menemukan rentang yang optimal untuk situasi khusus melalui penentuan batasan
rentangan bagi organisasi pada umumnya.
